El carácter siempre cambiante y evolutivo de las organizaciones hace precisa una acción constante, a partir de la que detectar nuevos riesgos potenciales. Solo conociendo a fondo la entidad se podrá atajar prontamente la posible comisión de delitos y, anticipándose a ellos, sustituir el tradicional modelo de reacción ante hechos consumados por uno de prevención. De no ajustarse al compromiso de vigilancia constante, la labor del Controller Compliance podría derivar en responsabilidades personales, de ahí la importancia de que cuente con una formación exhaustiva y rigurosa, que le permita tener herramientas adecuadas a su función y válidas para empresas de la más diversa índole.
De omitir "gravemente el control del subordinado", el oficial de cumplimiento normativo no solo podría transferir la responsabilidad penal a la persona jurídica, sino que podría ser él mismo "penalmente responsable del delito cometido por el subordinado", según indica la Fiscalía General del Estado en su Circular 1/2016. Eso sí, "la exposición personal al riesgo penal del oficial de cumplimiento no es superior a la de otros directivos de la persona jurídica", sino que, según se añade en dicho documento, "su mayor riesgo penal sólo puede tener su origen en que, por su posición y funciones, puede acceder más frecuentemente al conocimiento de la comisión de hechos delictivos, especialmente dada su responsabilidad en relación con la gestión del canal de denuncias y siempre que la denuncia se refiera a hechos que se están cometiendo". De detectarlos, el controller jurídico debe impedirlos con su actuación.
Al Compliance Officer le corresponde no solo participar en el desarrollo de modelos de organización y gestión de riesgos, sino también asegurar su buen funcionamiento, algo para lo que habrá de establecer sistemas apropiados de auditoría, vigilancia y control. Habrá de verificar al menos que se trabaja atendiendo a los requisitos que se exponen en el apartado 5 del artículo 31 bis del Código Penal, en el que se expone que los modelos de organización y gestión:
- "Identificarán las actividades en cuyo ámbito puedan ser cometidos los delitos que deben ser prevenidos.
- Establecerán los protocolos o procedimientos que concreten el proceso de formación de la voluntad de la persona jurídica, de adopción de decisiones y de ejecución de las mismas con relación a aquellos.
- Dispondrán de modelos de gestión de los recursos financieros adecuados para impedir la comisión de los delitos que deben ser prevenidos.
- Impondrán la obligación de informar de posibles riesgos e incumplimientos al organismo encargado de vigilar el funcionamiento y observancia del modelo de prevención.
- Establecerán un sistema disciplinario que sancione adecuadamente el incumplimiento de las mediadas que establezca el modelo.
- Realizarán una verificación periódica del modelo y de su eventual modificación cuando se pongan de manifiesto infracciones relevantes de sus disposiciones, o cuando se produzcan cambios en la organización, en la estructura de control o en la actividad desarrollada que los hagan necesarios".
Tampoco hay que olvidar que, de incurrir en una actividad delictiva, el oficial de cumplimiento podría transferir la responsabilidad penal a la persona jurídica, dado que ostenta facultades de organización y control, de ahí que a las organizaciones les resulte imprescindible contar, para llevar a cabo dichas funciones, con personal altamente cualificado en la materia. En este sentido, la Fiscalía General del Estado insiste en su Circular 1/2016 en la necesidad de que, para cumplir con los requisitos enumerados, el oficial de cumplimiento cuente con conocimientos y experiencia profesional suficientes, disponga de los medios técnicos adecuados y tenga acceso a los procesos internos, a la información que precise y a las actividades de la entidad. Además, alude a la necesidad de alcanzar los máximos niveles de autonomía por parte del responsable de cumplimiento, algo para lo que se ha de garantizar una separación operacional entre el órgano de administración y los integrantes de dicho órgano de control.